DRA Håndbog

DRA Håndbog, version 02.3, jan. 2022

(Udarbejdet iht. DRA-Vejledning 2016)

Håndbog for styring af

KVALITET, MILJØ og ARBEJDSMILJØ

Forord

Denne håndbog beskriver politik, mål og procedurer, for arbejdet med kvalitet, miljø og arbejdsmiljø hos A. O. Materiel Udlejning A/S.

I forhold til virksomhedens samarbejdspartnere, kunder og myndigheder m.v. er formålet at kunne godtgøre, at A. O. Materiel Udlejning A/S opfylder de krav til kvalitet af materiel og service, som DRA (Danish Rental Association) stiller til sine medlemmer. Samt sikre at alle virksomhedens udlejninger, på alle punkter efterlever lov- og myndighedskrav vedrørende arbejdsmiljø og eksternt miljø.

Internt i A. O. Materiel Udlejning A/S medvirker håndbogen til at sætte fokus på kvalitet, miljø og arbejdsmiljø. Samtidig skal den sikre at alle medarbejdere er opmærksomme, på hvordan de kan medvirke til at opfylde virksomhedens mål.

A.O. Materiel A/S benytter sig, hvor muligt, kun af certificerede underleverandører. Kvalitetsstyringssystemet er integreret i virksomhedens ERP-system (Microsoft Dynamics C5).

Alle registreringer, kontroller og informationer skal være elektroniske. Det er et højt prioriteret mål at alle processer i kvalitetsstyringssystemet foregår papirløst.

A.O. Materiel Udlejning A/S har udviklet en intern App, der løbende udbygges til at være ERP systemets betjeningsenhed.

Udlejning, returkontrol, årskontrol og chaufføropgaver, er i dag, en del af de arbejdsopgaver der styres og varetages via Appen.

Der vil være enkelte tilfælde, hvor arbejdsopgaven styres/varetages direkte i C5. Men som udgangspunkt, skal alle områder hvor det giver virksomheden en positiv effekt styres/varetages via appen.

August 2020

Rasmus Andersen, direktør

Virksomhedsbeskrivelse.

Data

Navn:	A. O. Materiel Udlejning A/S
Adresse:	Vejlbyvej 11, 7000 Fredericia
Telefon:	+45 75 91 49 48
Hjemmeside:	www.aomateriel.dk
Mail:	ao@aomateriel.dk
CVR:	36025867

1.2. Gyldighedsområdet for certificeringen

A.O. Materiel Udlejning A/S udlejer, selvkørende entreprenørmaskiner og personlifte.

Certificeringen er i henhold til, DRA (Danish Rental Association). Herunder lift – og maskinkontrolordningen.

Virksomhedens ledelsessystem, bygger på principperne i DS/EN ISO 9001 og 14001 samt DS/OHSAS 18001. Tilpasset virksomheden i henhold til DRA ´s anvisninger.

.1.3. Organisation

1.3.1 Stillingsbeskrivelse

Direktøren har ansvar for:

• At alle krav overholdes

• At fastlægge politik og mål for kvalitet, miljø og arbejdsmiljø

• Ansvarlig for styringssystemet årlig certificering

• At gennemføre den årlige gennemgang af styringssystemet

• At de nødvendige arbejdsforhold for at kunne arbejde i overensstemmelse med kravene i styringssystemet er til rådighed.

• At informere alle i A. O. Materiel Udlejning om politikkerne, målene og styringssystemet

• At ansvar og beføjelser i styringssystemet er kommunikeret til de medarbejdere, de vedrører

• At kommunikere fremskridt i arbejdet med styringssystemet

• At overvåge og evaluere reklamationer

• Ansvarlig for styringssystemet herunder vedligeholdelse og godkendelse af styringssystemets dokumenter

• At oprette registre

• At de processer, der er nødvendige for styringssystemets implementering løbende gennemgås og vedligeholdes.

• At oplære og løbende opdatere medarbejderne i alle relevante dele af styringssystemet

• At videresende information om relevante nye love og ændrede myndighedskrav m.v. til de personer det vedrører

Administration, Booking og rådgivning

Medarbejdere som leverer kundebetjening, administration, booking og rådgivning om A. O. Materiel Udlejnings` produkter og ydelser.

Har ansvaret for:

• At de fastsatte mål for kvalitet, service, miljø og arbejdsmiljø bliver afspejlet i de leverede produkter og i kontakten med kunderne.

Chauffører og værksted

Chauffører og værksted har ansvaret for:

• At leveringer gennemføres i henhold til virksomhedens mål for kvalitet og service

• At sikre at kunder modtager korrekte brugsanvisninger og instruktioner

• At give besked om defekt materiel ved returkontrol

Sælgere

Sælgerne har ansvaret for:

• At orientere virksomhedens kunder om styringssystemet

• At informere kunderne om instruktioner og forudsætninger for materiellets anvendelse

Alle

Alle medarbejdere er ansvarlige for:

• At holde sig orienteret om, og efterleve politikkerne for kvalitet, miljø og arbejdsmiljø samt fremgangsmåderne og kravene i styringssystemet.

• At rapportere om afvigelser i henhold til styringssystemet.

1.4. Politik – overordnet

A.O. Materiel Udlejning A/S skal overholde de lov – og myndighedskrav, der stilles til udlejningsmateriel, og har pligt til at gennemføre en løbende forbedring for hvert af delområderne kvalitet, miljø og arbejdsmiljø.

Kvalitet

A.O. Materiel Udlejning A/S skal være en virksomhed, der er kendt for at levere sikkert og afprøvet udlejningsmateriel til aftalt tid og pris.

Virksomheden stiller de arbejdsforhold til rådighed, der er nødvendige for at kunne overholde kravene til styringssystemet. Alle medarbejdere har nødvendigt udstyr og de nødvendige kompetencer. Gennem uddannelse og træning sikrer vi den korrekte anvendelse af vores materiel.

Miljø

A.O. Materiel Udlejning A/S skal opfylde alle lov – og myndighedskrav. Samt aktivt medvirke til bevarelse af vort miljø, gennem et positivt samspil med omgivelserne.

Virksomheden skal arbejde aktivt for at effektivisere energiforbruget i vores virksomhed.

Arbejdsmiljø

A.O. Materiel Udlejning skal være en sikker og sund arbejdsplads med en høj grad af trivsel blandt medarbejderne.

Virksomheden skal til stadighed arbejde på helt at undgå arbejdsulykker, i forbindelse med håndtering og anvendelse af vores materiel.

1.5. Persondatapolitik

Vi indhenter kun persondata i de tilfælde, hvor det er relevant for virksomhedens aktivitet.

Ved indsamling, behandling og anvendelse af persondata overholder vi altid alle relevante lovbestemmelser.

Vi vil kun opbevare persondata, så længe vi enten er pålagt en juridisk forpligtelse hertil, eller så længe det er relevant for den hensigt, hvormed de blev indsamlet.

Principper, som altid skal iagttages, når personoplysninger behandles. Kan findes på virksomhedens hjemmeside.

Oplysninger vi indsamler

Når en kunde ønsker at modtage en ydelse fra os, har vi brug for at indsamle visse persondata for at kunne gennemføre handlen og for at kunne tilbyde vores services.

Vi indhenter oplysninger som f.eks. navn, e-mailadresse, postadresse, leveringsadresse (hvis den varierer fra postadresse), telefonnummer og betalingsoplysninger.

Dataansvarlige

Vi er den dataansvarlige for indsamling, behandling og anvendelse af personoplysninger.

Behandlingsgrundlag og formål

De almindelige kontakt oplysninger som navn og adresse indhenter vi for at kunne levere et produkt eller ydelse. E-mailadresse indhenter vi for at kunne sende en ordrebekræftelse samt en leveringsbekræftelse.

Oplysninger vil blive slettet senest tre måneder efter at al samhandlen er endeligt ophørt.

Andre modtagere af personoplysninger

Vi sælger ikke persondata til tredjemand, og vi overfører ikke persondata til tredjelande.

Vi anvender, i enkelte tilfælde, eksterne virksomheder som leverandører for at levere vores ydelser bedst muligt. Disse eksterne leverandører er databehandler og behandler i visse tilfælde personoplysninger i forbindelse med deres levering af ydelser til os. Vores databehandler behandler kun personoplysninger efter vores instruks og i overensstemmelse med lovgivningens krav til databehandler.

Kundens rettigheder

Som den registrerede har kunden en række rettigheder, som vi til enhver tid skal sikre opfyldelse af:

• At få adgang til og få rettet/ændret persondata

• At få slettet persondata

Derudover ret til at protestere over behandlingen af personlige data, og ret til at indgive klage til en databeskyttelsesmyndighed.

Ønsker kunden ikke længere, at vi skal behandle hans personoplysninger, eller at vi skal begrænse behandlingen personoplysninger, kan der også sende en anmodning herom til vores e-mailadresse ao@aomateriel.dk.

Opbevaring af persondata vedrørende kunder

Persondata vedrørende kunder registreres kun i virksomhedens ERP-system (C5)

Opbevaring af persondata vedrørende ansatte

Persondata vedrørende ansatte registreres kun i virksomhedens ERP-system (C5). Data opbevares i mapper der er sikret mod uretmæssig adgang.

Vedrørende brug af billeder, indhentes en samtykkeerklæring

1.6. Mål

Kvalitet

A.O. Materiel Udlejning A/S skal sikre at der kun udlejes materiel, som opfylder de til enhver tid gældende regler.

Virksomheden har desuden følgende kvalitetsmål:

• Det udlejede materiel skal være fejlfrit og opfylde kundens krav. Nødvendige beskrivelser, instruktioner og brugervejledninger er til rådighed på materiellet.

• Henvender en kunde sig om et defekt stykke materiel, skal kunden senest to hverdage efter henvendelsen have fejlen udbedret eller have modtaget erstatningsmateriel.

• Skriftlige klager besvares senest 30 dage efter modtagelse. Ved klager hvor tidsfristen ikke kan overholdes, fremsendes en kvittering for modtagelse, med angivelse af en ny tidsfrist.

Skriftlige klager fra kunder, skal altid registreres som en afvigelse på blanket 0 04.

Afvigelser fra kvalitetsmålet, der medfører omkostninger for virksomheden, større end kr.: 5.000,- skal registreres som en afvigelse på blanker U 04.
Omkostninger for virksomheden, kan være i form af f.eks. kreditnota, erstatningsudlejning u/b eller til nedsat leje, direkte omkostninger, samt mandskabstimer.
Afvigelser der medfører omkostninger for virksomheden under beløbsgrænsen, men som kan henføres til gentagende fejl, skal ligeledes registreres.

Miljø

A.O. Materiel Udlejning A/S skal overholder al relevant miljølovgivning.

Virksomheden har desuden følgende miljømål:

• Sikrer at vores chauffører overholder, de til hver tid gældende, love og regler vedrørende miljøvenlig kørsel.

• Løbende reducer vores energiforbrug (nedsætte co2 udslip) med 5 %, med start i 2015

Arbejdsmiljø

A.O. Materiel Udlejning A/S skal overholder al relevant arbejdsmiljølovgivning.

Virksomheden har desuden følgende arbejdsmiljømål:

• Helt at undgå arbejdsulykker.

• Via en åben dialog, sikre en høj grad af trivsel, sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen. Som minimum skal disse emner være et fast element i de årlige medarbejderudviklingssamtaler.

Der afholdes løbende arrangementer, der skal sigte på en styrkelse samarbejde og arbejdsmiljø.

2. Dokumentstyring

2.1 Styringssystemet

Den ansvarlige for styringssystemet er ansvarlig for løbende at gennemgå og vedligeholde styringssystemet og sørge for, at den gældende dokumentation er godkendt og tilgængelig for alle medarbejdere.

En stor del af den gældende dokumentation er udarbejdet således at den kan varetages via virksomhedens App.

Den del af styringssystemets der ikke pt. kan varetages af Virksomhedens App vurderes løbende med henblik på om det fremover skal varetages direkte i C5 eller via App.

Årskontrol på maskiner og lifte varetages via App, når kontrollen er gennemført uploader den medarbejder der har gennemført kontrollen dokumentation til Materielsektionen under Dansk Byggeri. Alle dokumenter sikkerhedskopieres sammen med virksomhedens ERP -system, Sikkerhedskopieringen sker løbende til en Backup server, der er placeret på en anden location.

Styringssystemet er tilgængeligt for alle relevante medarbejdere via C5.

2.2. Eksterne dokumenter

Eksterne dokumenter omfatter love, regler mm

Alle henvendelser skal besvares hurtigst muligt og senest 30 dage efter, henvendelsen er modtaget i virksomheden.

Afsluttede reklamationer evalueres løbende, med henblik på en optimering af de for virksomheden gældende procedure. Er det tilfældet, behandles klagen som en afvigelse.

Indgående post med betydning for virksomhedens drift, scannes og arkiveres som PDF -dokument, under det relevante element i C5. Telefoniske henvendelser dokumenteres kun i forbindelse med klager.

Dokumenter der ikke vurderes som direkte betydende for virksomhedens daglige drift, kan arkiveres under mailsystemet – ao.aomateriel.dk.

Alle dokumenter, der sendes ud af huset, arkiveres på samme måde, sammen med de øvrige dokumenter i sagen, så de altid kan genfindes.Relevante myndighedsforskrifter, AT – meddelelser, normer, standarder, vejledninger mv., fremsender løbende fra Materielsektionen. En opdateret oversigt gemmes under C5, således at den er til rådighed for relevante medarbejdere.

3. Kvalitetsstyringen

3.1. Uddannelse og træning

Medarbejderne skal have de fornødne kompetencer til at kunne udføre de pålagte opgaver. Dette sikres ved, at medarbejderne gennemfører relevant træning, oplæring og uddannelse.

Behovet for efteruddannelse vurderes og gennemføres løbende i forhold til de opgavetyper, den enkelte medarbejder udfører. I forbindelse med den årlige medarbejdersamtale, aftales efteruddannelse af de enkelte medarbejdere.

Uddannelse og efteruddannelse vedrørende virksomhedens arbejdsmiljø, skal løbende tilbydes relevante medarbejder.

Dokumentation for medarbejderuddannelse, kopi af relevante kursusbeviser, certifikater, kørekort osv. Scannes og vedhæftes den enkelte medarbejder, som pdf-fil via C5 dokumenthåndtering.

På forlangende forevises disse dokumenter, for myndigheder og ekstern auditor.

Medarbejderkvalifikationer og kompetencer registreres på blanket U 01 med angivelse af status på uddannelse og efteruddannelse. Træning i form af sidemandsoplæring m.v. registreres på blanket U 01.1.

3.2. Udstyr

Virksomheden skal til stadighed sikre at, det nødvendige prøve- og måleudstyr, samt værktøj og udstyr i øvrigt er til rådighed, for at arbejdet kan udføres korrekt.

Liste over prøve- og måleudstyr udskrives som lagerliste fra C5, og skal kontrolleres og kalibreres så arbejdet sikres inden for tilladte tolerancer for det pågældende materiel. Kalibreringsattester mm. Gemmes under C5, tilknyttet Lagerkartotek under det enkelte varenummer, som pdf-fil.

Øvrigt udstyr og værktøj, som f.eks. porte, stiger og el-værktøj, udskrives ligeledes som en lagerliste fra C5. I øvrigt gælder at værkstedet, udføres en egenkontrol i henhold til gældende bestemmelser. Udstyr og værktøj mærkes med et ”hundetegn” med uge og årstal.

For El-værktøj gælder at følgende kontrolleres:

• Kontroller at ledninger er hele og at isoleringen er intakt

• Kontroller at stikprop og aflastningen er intakt

• Kontroller at maskinen er intakt – uden skader

• Kontroller at maskinen kører ordentlig

3.2.1 Virksomheds server

Det skal sikres at der er et Setup, der sikre at virksomheden ikke bliver udsat for driftstop grundet server nedbrud. Dette gælder både mht. virksomhedens daglige drift, samt en sikker backup af virksomhedens data (pt. under udarbejdelse).

3.3 Intern audit

Ledelsen skal sikre at der foretages intern audit af virksomheden, for a sikre at den leverede ydelse er i overensstemmelse med ledelsessystemet.

Alle områder og afdelinger skal være dækket i løbet af en tre års periode.

Audit skal omfatte interview med relevante personer.

Der skal udarbejdes rapport, med både positive resultater og afvigelser fundet ved intern audit (blanket U05).

Den ansvarlige for kvalitetsstyringssystemet, auditeres af en ekstern konsulent. Alternativt af en ledende medarbejder.

3.1 Ledelsens evaluering

Ledelsen af virksomheden skal mindst én gangårligt evaluere ledelsessystemet. Følgende emner skal dækkes minimum én gang årligt:

• Opfølgning af tidligere ledelsens evaluering

• Resultat af audit – intern såvel som ekstern

• Tilbagemelding fra kunder (herunder klager)

• Status for afvigelser og forbedringer

• Opfølgning på mål(KMA)

• Vurdering og fastsættelse af politik og mål

• Ændringer der vil kunne påvirke ledelsessystemet (lovkrav, kundekrav mm)

Evalueringen dokumenteres på blanket U 05.1

Referat fra evalueringen udarbejdes, udsendes og arkiveres af den ansvarlige for styringssystemet. Der ligeledes sikrer at eventuelle ændringer indarbejdes i systemet.

Referat skal indeholde beslutninger og handlinger i relation til:

• Forbedringer

• Ressourcebehov

• Eventuelle ændringer af politikker og mål

3.4. Ekstern audit

1.O. Materiel Udlejning sikrer, ved hjælp af en ekstern auditor, en årlig kontrol og godkendelse af sikringssystemet.

Den ansvarlige for styringssystemet skal være til rådighed ved den eksterne audit. Samt sikrer en opfølgning på afvigelser, ved at iværksætte forebyggende og korrigerende handlinger.

På auditbesøget auditeres virksomhedens styringssystem, og der udføres stikprøvekontrol på materieltyperne. (Se pkt. 1.2)

3.5. Udlejning

Før der indgås aftale om udlejning skal det sikres:

• At kravene til det udlejede materiel/udstyr eller ydelse er klart defineret.

• At eventuelle uklarheder afklares med kunden

Ovenstående afklares med kunden, via telefon, mail eller personligt. Det er kutyme og accepteret at der bruges mundtlige aftaler.

Udlejningen kan begynde når omfang og vilkår er accepteret af kunden/lejeren.

Udlejningen dokumenteres, ved anvendelse af Lejeaftale/Leveringsseddel. Fremsendes via virksomhedens App.

Ved ind leje med henblik på videreudlejning skal følgende betingelser være opfyldt:

• Leverandører af materiel skal være medlem eller associeret medlem af Dansk Byggeris materielsektion

• Materiel skal være godkendt under liftkontrol, maskinkontrol eller anden lignende kontrolordning, hvor det er relevant

• Såfremt det pågældende materiel ikke kan skaffes blandt medlemmer eller associerede medlemmer af Dansk Byggeris materielsektion, og materiellet ikke er godkendt under en relevant kontrolordning, skal ind lejet materiel efterses på A. O. Materiel Udlejning s´ værksted inden levering.

Hvis der ikke fra virksomhedens side er gjort indsigelser, mod den returnerede maskines tilstand ved returnering. Betragtes lejesagen som afsluttet, når der er fremsendt faktura.

3.6. Indkøb af materiel m.v.

Materiel skal overholde de til en hver tid gældende regler, og være korrekt mærkede.

Dokumentation herfor skal være tilgængelig for Arbejdstilsynet, kunder og ekstern auditor.

Ved modtagelse kontrolleres materiellet, og det sikres at nødvendige klargøringsvejledninger og brugsanvisninger m.v. medfølger.

3.7. Kvalitetskontrol ved aflevering

I forbindelse med klargøring af materiel til udlejning skal dette kontrolleres jf. relevant kontrolskema. Kontrollen dokumenteres ved at udfylde alle relevante punkter i skemaet. Skemaet tilknyttes det enkelte emne via virksomhedens App/C5

3.8. Returkontrol

Returmateriel fra en kunde placeres på returlager, adskilt fra øvrigt materiel.

Derefter kontrolleres returmateriellet, skader på materiel registreres.

Materiellet rengøres og evt. skader repareres inden genudlejning.

Det skal sikres at returmateriel og andet ikke klargjort materiel placeres på en sådan måde, at det ikke kan forveksles med andre kunders returmateriel eller klargjort materiel på paratlageret.

Hvis der ved kontrol af returmateriel konstateres fejl og/eller mangler udføres reparation eller udskiftning eller kassation efter behov.

Reparation og udskiftning af materiel udføres på korrekt håndværksmæssig forsvarlig vis af dertil kvalificerede medarbejdere.

Når materiellet er klargjort, sættes det på plads på paratlager.

Alle relevante medarbejdere skal instrueres om følgende:

• Returkontrol af materiel, herunder specielt fokus på sikkerhedsmæssige kontrolpunkter.

• Korrekt udførelse af rengøring, reparationer og udskiftninger, herunder adgang til brugsanvisninger og instruktioner m.v.

• Korrekt materielhåndtering for at undgå forveksling af materiel og beskadigelse m.v.

• Om anvendelse af maskiner, udstyr og tekniske hjælpemidler, herunder adgang til brugsanvisninger og instruktioner m.v.

• Relevant sikkerhedsudstyr samt sikkerhedsinstruktioner.

• Opgavens indhold og udførelse.

3.9. Værksteder (herunder servicevogne)

Følgende kontrolleres inden godkendelse, og kontrolleres ved Værkstedskontrolordningen.

Gælder

• Værktøjer og måleudstyr.

• Arkivsystem til dokumentation af udførte – / lovpligtige eftersyn.

• Om ansatte har den fornødne uddannelse/træning/viden til at kunne udføre både løbende og lovpligtige eftersyn og reparationer, dokumenteres på blanket U01.

3.9.2 Krav til personlifte og selvkørende maskiner

Virksomhedens personlifte og selvkørende maskiner er underlagt Værkstedskontrolordningen, herunder Stikprøvekontrol.

3.10. Afvigelser

Der er tale om en afvigelse, hvis A. O. Materiel Udlejnings` politikker eller procedurer ikke overholdes. Afvigelser kan også være kundeklager eller fejl i virksomhedens ydelser og produkter.

Den enkelte medarbejder der modtager klagen, eller konstatere afvigelsen, har pligt til at afhjælpe og registrere denne. Afvigelsesbehandlingen dokumenteres på blanket U04. Skriftlige kundeklager skal altid registreres.

Alle medarbejdere, har ansvaret for at rapportere fejl eller afvigelser videre til den ansvarlige for styringssystemet og samtidig komme med forslag til, hvordan afvigelsen kan undgås i fremtiden.

Afvigelser behandles løbende af den ansvarlige for styringssystemet, som iværksætter korrigerende handlinger. Registreringer af afvigelser gennemgås løbende dog min. én gang årligt, med hensyn til antal og type af afvigelser.

Reklamation

• Klager fra kunder

Afvigelse

• Manglende efterlevelse af styringssystemet (kvalitet, miljø, arbejdsmiljø)

• Mangler eller fejl på klargjort materiel

• Fravigelse fra gældende DRA regler m.v.

• Observationer der gøres på stedet hvor materiellet ikke virker efter hensigten, gældende for både sikkerhed og arbejdsmiljø

• Ulykker og nærved- ulykker, herunder anmeldelse af arbejdsulykker til AT

3.11. Leverandører

Det skal sikres at leverandører opfylder følgende krav inden de godkendes som leverandør:

• Eksterne værksteder, herunder mobile værksteder (med selvstændigt CVR-/SE-numre), som udfører lovpligtige årseftersyn eller sikkerhedseftersyn på maskiner inden for certificeringens gyldighedsområde, skal være særskilt godkendt af et uvildigt certificeringsorgan i henhold til kravene i denne håndbog

• AO. Materiel Udlejning A/S anvender på områder af relevans for certificeringens gyldighedsområde, alene underleverandører som opfylder samme krav, for så vidt angår kvalitet, miljø og arbejdsmiljø, som A. O. Materiel Udlejning stiller til sig selv.

3.12. Arbejdsulykker og ”nærved-ulykker

Personskader anmeldes til den ansvarlige for styringssystemet, straks efter ulykken er sket.

Skader med en dags fravær og derover anmeldes jf. Arbejdstilsynets regler.

Anmeldelse af arbejdsulykker foretages ved anvendelse af blanket U17.

Ulykker tages op umiddelbart efter hændelsen.

Konstateres der hændelser der kunne have medført skade på personer eller materiel, udfyldes blanket U18.

Hændelsen undersøges efterfølgende, med henblik på forebyggende sikkerhedsarbejde.

Ved kendskab til arbejdsulykker og ”nærved-ulykker” som kan skyldes egenskaber ved det udlejede materiel, skal disse forhold indrapporteres til DRA, som i anonymiseret form formidler dette til medlemmerne for vidensdeling.

Ved alvorlige ulykker henvises endvidere til Dansk Byggeri, der har derfor udarbejdet en informationspakke med en vejledning, en tjekliste og en beredskabsplan.

https://www.danskbyggeri.dk/for-medlemmer/arbejdsmiljoe/ulykker/

4. Mærkning af materiel

4.1. Mærkning af materiellet.

Følgende materieltyper skal mærkes med en markedsføringsmærkat, således at det tydeligt fremgår at materiellet er kontrolleret efter DRA ’s ordning:

• Personlifte

• Selvkørende entreprenørmaskiner

5. Selvkørende entreprenørmaskiner

5.1. Returkontrol

Når materiel modtages retur efter endt udlejning kontrolleres det for fejl og mangler. Udskiftning eller reparation gennemføres i nødvendigt omfang inden genudlejning.

Returmateriel placeres på Returlager, således at det ikke kan forveksles med klargjort materiel.

Kontrol af returmateriel dokumenteres ved anvendelse af virksomhedens App

Efter endt kontrol udfyldes blanket U7 og gemmes under maskinens nummer i C5

Hvis der ved kontrol at returmateriel konstateres fejl og/eller mangler, afgør den enkelte medarbejder i hvilket omfang, der skal udføres reparation, udskiftning eller kassation. Ved tvivlsspørgsmål konsulteres den materielansvarlige.

Den materielansvarlige skal instruere medarbejderne om følgende:

• Returkontrollen af materiel, der har været udlejet, herunder tidsfrister

• Korrekt udførelse af reparationer/udskiftning, herunder om adgang til brugsanvisninger og instruktioner m.v.

• Materielhåndtering for at undgå forveksling og beskadigelse m.v.

• Om anvendelse af maskiner, udstyr og tekniske hjælpemidler, herunder om adgang til brugsanvisninger og instruktioner m.v.

• Sikre at medarbejderne har forståelse for opgavens indhold og udførelse.

Når materiellet er klargjort, frigives det til udlejning og sættes på Paratlager.

5.2. Værksteder

Virksomhedens værksteder, herunder mobile værksteder (servicevogne), som udfører lovpligtigt årseftersyn og sikkerhedseftersyn på materiel inden for certificeringens gyldighedsområde, skal være særskilt godkendt i henhold til afsnit 3.11.

5.3. Reparation i udlejningsperioden

Efter reparation/fejlafhjælpning udføres en funktionskontrol. Ligeledes udføres en returkontrol i henhold til skema U07 (App?), dog kun vedrørende det eller de punkter der er berørt af den pågældende reparation/fejlafhjælpning.

6. Personlifte

6.1. Returkontrol

Når materiel modtages retur efter endt udlejning kontrolleres det for fejl og mangler. Udskiftning eller reparation gennemføres i nødvendigt omfang inden genudlejning.

Det sikres at returmateriel placeres på Returlager, således, at det ikke kan forveksles med klargjort materiel.

Kontrol af returmateriel dokumenteres ved anvendelse af virksomhedens App

Efter endt kontrol udfyldes blanket U10 og gemmes under maskinens nummer i C5

Den materielansvarlige skal instruere medarbejderne om følgende:

• Returkontrollen af materiel der har været udlejet, herunder tidsfrister

• Korrekt udførelse af reparationer/udskiftning, herunder om adgang til brugsanvisninger og instruktioner m.v.

• Materielhåndtering for at undgå forveksling og beskadigelse m.v.

• Om anvendelse af maskiner, udstyr og tekniske hjælpemidler, herunder om adgang til brugsanvisninger og instruktioner m.v.

• Sikre at medarbejderne har forståelse for opgavens indhold og udførelse.

• Om værksteder der udfører eftersyn og/eller kontroller på lifte, kan fremsende liftjournal til Arbejdstilsynet inden for 12 timer.

Når materiellet er klargjort, frigives det til udlejning og sættes på Paratlager.

6.2. Eftersyn

Mandskabslifte skal mindst én gang årligt gennemgå et hovedeftersyn, enten hos leverandøren eller på et sagkyndigt værksted.

6.3. Værksteder

Virksomhedens værksteder, herunder mobile værksteder (servicevogne), som udfører lovpligtigt årseftersyn på materiel inden for certificerings gyldighedsområde, skal være særskilt godkendt i henhold til afsnit 3.11.

6.4. Reparation i udlejningsperioden

Efter reparation/fejlafhjælpning udføres en funktionskontrol. Ligeledes udføres en returkontrol i henhold til skema U10, dog kun vedrørende det eller de punkter der er berørt af den pågældende reparation/fejlafhjælpning.

13. Miljøstyring

13.1. Miljøkortlægning:

Den ansvarlige for styringssystemet sikrer, at alle væsentlige forhold vedrørende miljø, ressourcer, affald, maskiner og udstyr kortlægges. Kortlægningen skal fornys og ændringer foretages efter behov, fx ved ændringer i bygningers indretning, anskaffelse af nyt udstyr, nye myndighedskrav m.v. Kortlægningen udføres med intervaller, der ikke overstiger 3 år.

Miljøkortlægningen dokumenteres på blanket M 01
Affaldskortlægningen dokumenteres ved registrering hos virksomhedens samarbejdspartner vedrørende afhentning af affald.
Maskin- og udstyrskortlægningen dokumenteres ved registrering i virksomhedens ERP system

Dokumenterne er placeret på virksomhedens server, under C5 dokumenthåndtering.

13.2. Prioritering af miljøopgaver:

Den ansvarlige for styringssystemet gennemgår kortlægningsblanketterne og vurderer alle nedskrevne miljøforhold. Der fastlægges en prioritering 1, 2 eller 3.

1.Problemer, der straks kan gøres noget ved, f.eks. fordi det er let og ikke særligt dyrt at løse. Løsningen indføres på blanket M06 Oversigt over handlingsplaner

2.Problemer, som der skal gøres noget ved, men hvor der f.eks. er tale om en mere indviklet eller tidskrævende løsning. Her laves der en egentlig handlingsplan, blanket M07 Handlingsplan, og siden indføjes problemet og løsningen på blanket M06 Oversigt over handlingsplaner.

3.Problemer, som der ikke gøres noget ved, f.eks. problemet bedømmes som mindre væsentligt. Miljøopgaven bliver stående i kortlægningen, sådan at det indgår i den næste gennemgang af systemet.

13.3. Fastlæggelse af miljøpolitik, -målsætning og -mål

Med baggrund i kortlægningen og den efterfølgende vurdering og prioritering udarbejdes en liste over ændringer der ønskes foretaget.

Vedtagne ændringer dokumenteres på blanket M08 Miljømålsætning, og styringssystemet tilpasses.

Efter vedtagelse fremlægges resultatet for medarbejderne.

13.4. Aktiviteter

Ved alle aktiviteter sikrer den ansvarlige for styringssystemet, at alle involverede medarbejdere er informeret om og har kendskab til de miljømæssige forhold vedrørende disse aktiviteter.

Ved aktiviteter, der ikke udføres ofte, sikrer den ansvarlige for styringssystemet, at medarbejderne til stadighed er opdateret med hensyn til de miljømæssige forhold.

13.5. Indkøb

Proceduren for indkøb gælder for alle, der må købe ind.

Ved indkøb, som har indflydelse på miljøet, sikres det at leverandører, underleverandører og andre, der leverer ydelser til virksomheden, er informeret om relevante procedurer og krav.

For alle produkter, gælder at der skal forefindes leverandørbrugsanvisning og arbejdspladsbrugsanvisningen.

Der må ikke indkøbes/forefindes produkter som ikke er registreret og godkendte af virksomhedens kemiansvarlige.

Hvor indkøber finder det påkrævet gennemføres miljøvurdering i forhold til:

• Virksomhedens egne politikker og mål

• Love, regler og bekendtgørelser

• Miljøforhold

• Miljømærkning

• Energiforbrug

• Affald

• Pris

13.6. Beredskabsplan.

Beredskabsplan, telefonliste og oversigtsplan er ophængt på værkstedet ved håndvasken, i klargøringshallen ved porten og på kontoret.

På oversigtsplanen er angivet, at alle mødes ved hovedporten i tilfælde af, at bygningen skal evakueres.

Ved ny ansættelser gennemgås placering af disse med nye medarbejdere.

13.7. Miljøuheld

Ved olie- og kemikalieforurening der kan forurene jord, vand eller luft, kontaktes den ansvarlige for styringssystemet på tlf. 20 6204 46 og Fredericia Kommune på tlf. 72 70 10 00. Derefter iværksættes nødvendige aktiviteter for at stoppe forureningskilden og begrænse spredningen af forureningen.

Ved uheld, der kræver hurtig indsats, skal Alarmcentralen kontaktes på tlf. 112. Meddel om muligt følgende:

• Dit navn og hvor ringer du fra (adresse, tlf.nr.)

• Hvad er der sket

• Hvilke stoffer er involveret

• Hvor mange er kommet til skade

• Hvem skadevolder er

1.O. Materiel Udlejning gennemgår nødberedskabet og afværgeforanstaltninger og fremgangsmåder, især efter forekomst af ulykker, uheld og nødsituationer.

Beredskabsplanen afprøves ved en beredskabsøvelse hvor det er praktisk muligt, normalt én gang årligt.

Ved ændringer, der har indflydelse på beredskabsplanen, sikres det at beredskabsplanen revurderes og at medarbejderne informeres.

13.8. Måling og overvågning af præstationer

Der foretager løbende og efter behov runderinger, med det formål at sikre at miljøledelsessystemet efterleves, og er dækkende for virksomheden.

• Konstatering af problemet.

• Hvem det berører.

• Løsningsforslag. (Evt. i samarbejde med de implicerede)

• Tidsplan for løsning.

• Evaluering af om løsningen virker.

Den ansvarlige sender resultatet, samt evt. mødereferat til de implicerede parter.

Desuden skal der foretages overvågning af om virksomhedens miljømålsætning opfyldes ved den interne audit.

13.9. Eksternt:

Det skal sikres at gæster/leverandører og fremmed arbejdskraft er informeret om virksomhedens miljøregler.

14. Arbejdsmiljøstyring

14.1. Internt

14.1.1. Miljø og arbejdsmiljøorganisation

Organisationen består af virksomhedens medarbejdere under ledelse af den daglige leder. Forhold der berører området drøftes løbende, og efter behov. Den daglige leder er ansvarlig for at der fokuseres på områderne og sikre at de som minimum drøftes én gang pr. kvartal (frokostpause).

14.1.2. Beredskabsplan

Beredskabsplan, telefonliste og oversigtsplan er ophængt på værkstedet ved håndvasken, og på kontoret.

På oversigtsplanen er angivet, at alle mødes ved lågen ind til pladsen, fra Vejlbyvej, i tilfælde af, af evakuering.

Oversigtsplanen findes ligeledes på virksomhedens intranetside under menupunkt DRA Certificering, Oversigtsplan, beredskab. Planen viser desuden placering af brandslukkere samt øjenskyl og førstehjælpskasse.

Ved ny ansættelser gennemgås placering af beredskabsplan m.v. med de nye medarbejdere.

Direktøren er ansvarlig for udarbejdelse af en beredskabsplan, telefonliste og en oversigtsplan. Beredskabsplanen indeholder beskrivelser af følgende, Hvad gøres ved:

• Ulykker/uheld

• Brand

• Gasudslip

• Eksplosioner

• Forurening

14.2. Eksternt

Når gæster/leverandører/fremmede håndværkere m.v. opholder sig i virksomheden mere end én arbejdsdag, er den ansvarlige for gæsterne forpligtet til at informere om virksomhedens arbejdsmiljøregler, herunder:

• Rygepolitik

• Velfærdsforanstaltninger

• Adfærd ved ulykker

• Beredskabsplan

14.3. Nye aktiviteter

Ved nye aktiviteter sikrer den aktivitetsansvarlige for at der udarbejdes en APV inden aktiviteten sættes i værk.

14.4. Indkøb

Ved indkøb skal den ansvarlige ud over de almindelige krav i virksomheden ved indkøb, vurdere følgende forhold inden købet besluttes:

• Substitutionsmuligheder (farlige stoffer og kemikalier)

14.5. Værnemidler

Den ansvarlige for styringssystemet sørger for, at nødvendige værnemidler er til rådighed på arbejdsstedet, og at det anvendes i relevant omfang.

Virksomheden skal, efter behov, udarbejde en oversigt (blanket A01) over de almindeligt forekommende arbejdsopgaver med en nærmere beskrivelse af, hvilke værnemidler der skal anvendes.

Ved særligt farlige arbejdsopgaver skal den ansvarlige for styringssystemet sørge for at der er udarbejdet en særlig arbejdsinstruks (blanket A02), som er udleveret, gennemgået og forstået af de medarbejdere som skal udføre den farlige arbejdsopgave.

14.6. Kemikalier

Den daglige leder skal ved anvendelse af farlige stoffer og kemikalier sørge for at der anvendes arbejdspladsbrugeranvisning som instruktion til medarbejderne.

Unødvendige påvirkninger af stoffer og kemikalier skal nedbringes så meget, som det teknisk er muligt.

Virksomhedens APV skal omfatte særlig vurdering af arbejdet når der anvendes farlige stoffer og kemikalier,

Ved indkøb skal mulighederne for at substituere (erstatte) de farlige stoffer og kemikalier med mindre farlige produkter.

De produkter der er godkendt til brug i virksomheden, er registreret og dokumenteret i kemimappen. Mappen forefindes på værksted i skab 1.

Frem til der er udarbejdet alternativ løsning i AO regi, med digital registrering af SDS og APB i virksomhedens ERP-system, accepteres en ”papir” løsning.

14.7. Rygepolitik

Virksomheden er en røgfri arbejdsplads, hvilket betyder at alle virksomhedens bygninger er røgfri.

Rygepolitikken gælder for alle ansatte, gæster og fremmede håndværkere der arbejder i virksomheden.

Der må ryges udendørs i særskilt anviste områder, som skiltes med ”Rygezone”

Ved overtrædelse af rygepolitikken, vil den pågældende medarbejder få en skriftlig advarsel. Gentages overtrædelsen vil ledelsen beslutte om pågældende medarbejder skal afskediges.

14.8. Kontrolrunderinger

Den daglige leder skal jævnligt foretage runderinger for at undersøge om reglerne for arbejdsmiljøet efterleves og er dækkende for virksomheden. Ved afvigelser foretages en afvigelsesbehandling.

Ved runderinger skal det samtidig vurderes om virksomhedens Arbejdsmiljømål efterleves.