Vejledning i brug af scannerprogram

Denne vejledning gælder særligt i forbindelse med scanning af dokumenter til C5 dokumenthåndtering.

Printerne bruger begge et scannerprogram, der som standard navngiver de scannede dokumenter med CCF og dags dato samt et løbenummer (CCF23102017_00001). Når scanneren bruges flere gange på den samme dag, skifter løbenummeret (CCF23102017_00002, _00003, _00004).

I Scan mappen, kan man vælge at ændre navnet på filen. Vælges der et navn der kort angiver indholdet af det scannede dokument, sikre man et bedre overblik når man har flere scannede dokumenter af samme type i samme mappe.

Vælger man at beholde det navn scanneren har givet dokumentet, er det meget vigtigt at man ikke sletter dokumenterne i Scan mappen, før tidligst næste dag (efter dato skift).

Derved sikres at man ikke har dokumenter med samme navn.

Dette er særdeles vigtigt, når man scanner dokumenter til C5 dokumenthåndtering.

Gemmer man et dokument med et navn der allerede eksistere i den pågældende C5 mappe, overskrives det eksisterende dokument med det nye.

Dette vil naturligvis give problemer med dokumentstyringen, dels med manglende dokumenter, dels med forkert tilknytning af dokumenter til de enkelte elementer i C5.

 

Slettes de scannede dokumenter før der er skiftet dato, navngives de dokumenter der efterfølgende scannes (den samme dag), på samme måde.